"Happy leading" - Der heldenhafte Start mit Ihrem Team

04.10.2017



Jedes neue erfolgreiche Team startet an einem bestimmten Punkt. Wie dieser Punkt gestaltet ist, dafür sind Sie als Führungskraft, Trainer oder Teamcaptain verantwortlich.

Die ersten Worte, der erste Eindruck und das erste Meeting sollten besonders durchdacht werden.

Denn die ersten zwei Tage entscheiden zwar nicht unbedingt ob sie mal erfolgreich arbeiten werden, doch sie entscheiden dafür aber, ab wann sie erfolgreich arbeiten werden.

Dieser Verlauf kann jede Art von produktiver Gemeinschaft betreffen. Das kann ein Projektteam sein, eine Sportmannschaft, eine Schulklasse, eine Seminargruppe, eine Ehe oder klassisch Ihr Team mit Ihnen als Vorgesetzten. Und alles startet mit dem ersten Eindruck.

Der erste Eindruck

Die ersten sieben Sekunden entscheiden darüber, ob Mitglieder Ihres neuen Teams sie sympathisch finden oder nicht. Doch wie viel Einfluss haben Sie überhaupt darauf?

Als ich meine erste Filiale übernommen habe, da habe alle Mitarbeiter schon etwas von mir gehört und sich einen eigenen ersten Eindruck geschaffen. Denn bevor ich die Filiale übernahm hatte ich eine 2 Monatige Einarbeitung und die Mitarbeiter haben sich bei Kollegen und Ansprechpartner schon zeitnah informiert.

Heutzutage werden Ihre Mitarbeiter auch schon diverse Infos über sie im Internet finden. Xing, Google und Facebook machen es möglich. Mag das schlimm sein? Es kommt ganz darauf an, wie sie damit umgehen.

Der erste Eindruck entsteht in den ersten 7 Sekunden eines Aufeinandertreffens. Und daher haben sie nur Einfluss auf Ihr eigenes Äußeres. Das nimmt Ihr gegenüber wahr. Dann sind die 7 Sekunden auch schon vorbei. Eventuell ist noch ein "Hallo" dabei.

Achten Sie also auf Ihre Äußeres. Kleiden Sie sich möglichst neutral Sie müssen nicht sofort "Farbe" z.B. für Ihren Fussballverein, eine religiöse Gesinnung oder Ihre Lieblingsband, bekennen.

Zwar stehen Sie natürlich im Fokus doch zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass es primär erstmal nicht um Sie persönlich geht, sondern dass Ihre Mitarbeiter im Vordergrund stehen. Kleiden Sie sich einer Führungskraft angemessen, aber nicht zu weit von Ihren Mitarbeitern entfernt.

Tragen Ihre Mitarbeiter an Ihrem Arbeitsplatz Sneaker, Jeans und T-Shirt, sollten Sie nicht unbedingt im feinen Anzug mit Krawatte erscheinen. Sneaker, Jeans und Hemd sind da schon ausreichend. Eventuell auch ein lockeres Jacket dazu.

Doch nicht alle können Sie von sich überzeugen. Somit geht es allein darum, wie sie mit dem ersten Eindruck und den Vorurteilen Ihnen gegenüber umgehen.

Sammeln Sie also alle möglichen Vorurteile Ihnen gegenüber. Als ich meine Filiale übernahm, war ich mit Abstand der jüngste Mitarbeiter. Ich hatte erst 9 Monate vorher meinen Bachelor Abschluss gemacht, kam also quasi frisch vom Studium Ich hatte vorher noch kein Team disziplinarisch geleitet. Ich kam aus einer anderen Stadt. Kannte also nicht die Mainzer Eigenheiten usw...

Nun haben sie 2 Möglichkeiten:

  1. Sie bestätigen all diese Vorurteile, wenn man sie Ihnen gegenüber äußert. Voraussetzung dafür ist, dass diese zutreffen. Denn wenn Sie zutreffen, können Sie sie eh nicht ändern. Und dann machen Sie aus Vorurteilen Tatsachen.

  2. Sie sprechen Ihre Vorurteile Pro-Aktiv an und machen diese zu Tatsachen. Somit zeigen Sie selbstbewusst wer sie sind und vor allem verringern sie Ihre Angriffsfläche. Was sollen Ihre Mitarbeiter Ihnen den dann vorhalten?

Durch diese 2 Manöver nehmen Sie Ihren Mitarbeitern eine gewisse Diskussionsgrundlage. Ihre Mitarbeiter werden nicht mit Ihnen über diese Punkte diskutieren und sie können Sie Ihnen später auch nicht z.b. bei wichtigen Entscheidungen, vorwerfen. Denn ja, dass sie jung oder aus einer anderen Branche kommen, damit haben sie vollkommen recht. Also was soll nach dieser Erkenntnis anders sein? Richtig nichts!

Hier noch ein Tip:

Sie können Ihnen auch Argumente für sich selbst nennen. Ohne dass sie diese nennen und sie doch nennen. Verwirrt? Sehr gut! Hier das Beispiel:

Der Vorwurf der Mitarbeiter:

"Du hast doch bisher gar keine Erfahrung als Chef in der Fitnessbranche."

Meine Antwort:

Ich könnte Euch natürlich jetzt erzählen, dass ich eine zwei Jährige Ausbildung als Businesstrainer neben meinem Studium gemacht habe und somit in meinem Alter kaum ein Clubmanager in dieser Firma so gut ausgebildet war. Genauso könnte ich Euch erzählen, dass ich als Teamleiter in diversen Urlaubsclubs gearbeitet und in meinem Ausbildungsstudio Führungsaufgaben übernommen habe. Doch nein das will ich Euch gar nicht erzählen. Denn Ihr habt recht, das ist das erste Mal, dass ich solch eine Aufgabe übernehme.

Diese Taktik lässt sich z.B. auch im Vertrieb anwenden:

Kunde:

"Warum sollte ich bei Ihnen kaufen?"

Antwort:

"Ich meine ich könnte Ihnen erzählen, dass unsere Reklamationsquote die geringste auf dem Markt ist. Genauso könnten Ich Ihnen sagen, dass wir seit 6 Monaten eine Zufriedenheitsquote von über 90 % haben. Doch das ist egal, denn am Ende müssen Sie persönlich der Überzeugung sein, ob unser Produkt zu Ihnen passt.

Effekt beschreiben:

Die Teamuhr

Jede Zusammenkunft einer neuen Gemeinschaft basiert auf dem Prinzip der Teamuhr.

Die Orientierungsphase (forming):

Stellen Sie sich vor, dass sie mit Ihrer Freundin zusammen ziehen. Anfangs wirkt alles noch sehr harmonisch und es wird sich erst mal "beschnuppert". Sie schauen sich die Gewonheiten Ihrer Partnerin und denken sich auch bei den eigenen Handlungen noch nichts bewusst dabei. Sie verrücken den Fernseher, packen Ihr Bier in den Kühlschrank ganz nach oben oder packen Ihre dreckigen Sportsachen entspannt in die Wäsche.

Die Kampfphase (storming):

Nach einigen Tagen oder Wochen entstehen Konflikte. Einer bringt zu selten den Müll raus. Einer lässt gerne seine Sachen im Bad liegen und räumt sie erst am Abend auf, das stört den anderen. Sie lassen den Stand-By Knopf am Fernseher immer an. Sie möchte aber, dass er aus ist. Das können alles banale Auslöser für Konflikte sein. Und eine Beziehung kann dann schon in der "Storming-Phase" wieder vorbei sein.

Die Regelphase (norming):

Was folgt als Schlussfolgerung daraus?

Umso eher Sie Regeln für eine Gemeinschaft erarbeiten, umso effektiver werden Sie als Team agieren können.

Doch aufgepasst. Es heißt nicht, dass sie einfach Regeln aufstellen, an die sich alle zu halten haben. Wie große wäre Ihre Motivation und Akzeptanz, wenn Sie in Ihrer gemeinsamen Wohnung alle Regeln der Lebenspartnerin einzuhalten haben? Genau, sehr gering.

Deswegen sollten Sie gemeinsam Regeln erarbeiten, aufstellen und verbindlich festhalten. Und das sollten Sie auch mit Ihrem neuen Team.

Die Qualitäts-Phase (performing) :

Umso kürzer die"Kampf-Phase" ausfällt, umso schneller kommen Sie in die "Performing-Phase". Hier fangen Sie dann an Ergebnisse zu kreieren. Und das ist ja auch Sinn und Zweck einer Gemeinschaft. Doch Achtung!, neue Prozesse, neue Teammitglieder oder Marktgegebenheiten benötigen auch neue Regeln. Seien Sie also bereit, diese immer wieder mit Ihrem Team anzupassen.


Das erste Kick-Off-Meeting

Um sich kennenzulernen, aber auch Erwartungen und Regeln zu klären, können und sollten Sie Ihr erstes gemeinsames Meeting nutzen.

Dieses Meeting sollte oberste Priorität haben und einen klare Richtung der Zusammenarbeit festlegen.

Auf der einen Seite sollen Ihre Mitarbeiter sie kennenlernen. Dazu gehört nicht Ihr kompletter privater Werdegang, sondern die wichtigsten Eckdaten Ihrer Laufbahn und sie sollen einen Eindruck davon bekommen, für welche Werte und Führungsphilosophie sie stehen. Denn Mitarbeiter wollen Ihren Vorgesetzten einschätzen können. Dann können Sie eigenverantwortlich entscheiden und arbeiten.

Ihre Mitarbeiter selbst, sollten Sie dann ausführlich in Einzelgesprächen kennenlernen.

Sie sollten mit Ihren Team zusammen klare Regeln für Ihre gemeinsame Arbeit festlegen.

Sie sollten eine positive Aufbruchstimmung erzeugen. Hier ist das Stichwort Motivation.

Das heißt in der ersten Stunde Ihrer Zusammenarbeit geben Sie die ersten Signale, in welche Richtung Ihre Zusammenarbeit läuft und es ist Ihre erste und wichtigste Chance, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, warum Sie froh sein sollten, dass Sie jetzt Ihr Vorgesetzter sind und welchen Mehrwert sie bieten.

Und dafür sollten Sie sich gut vorbereiten.

Erwartungen klären:

Ihr neues Team wird spezifische Erwartungen an Sie haben. Genauso sollten auch Sie Erwartungen an Ihre Mannschaft haben und diese auch äußern.

In Ihrem ersten Meeting haben Sie verschiedene Möglichkeiten dies zu tun.

Mein Favorit:

Machen Sie einen Brainwalk-Prozess. Dafür nutzen Sie 3 Flipacht-Paper und hängen Sie diese in drei Punkten des Raumes auf. 1. Flipchart: Erwartungen an den Vorgesetzten, 2. Erwartungen des Vorgesetzten an die Mitarbeiter, 3. Erwartungen an die Kollegen. Jeder Teilnehmer darf sich nun einen Stift schnappen und bewegt sich durch den Raum. Immer wenn ein MA an einem Flipchart vorbeikommt, darf er etwas aufschreiben.Wichtig ist, dass die Teilnehmer immer in Bewegung bleiben.

Nehmen Sie sich diese Erwartungen deutlich zu Herzen, denn man wird sie daran messen.

Aus den aufgeschriebenen Erwartungen können Sie dann Regeln und Verantwortlichkeiten für eine gemeinsame Zusammenarbeit ableiten.

Ihr Team wünscht sich beispielsweise, dass Sie und deren Kollegen nicht nur per Email kommunizieren. Für diesen Kommunikationsweg können Sie also direkte Regeln erarbeiten.

Dies könnte dann wie folgt aussehen:

Regeln Email-Kommunikation:

  • Nur Infos werden per Email kommuniziert

  • Bei Rückfragen oder Konversationen wird zum Telefon gegriffen

  • Wenn die Info nicht zwingend für die Person vorgesehen ist, dann kann Sie CC gesetzt werden

  • Wird eine Person CC gesetzt kann ich nicht davon ausgehen, dass sie die Email liest oder sogar beantwortet

Verantwortlicher Email-Kommunikation:

Sie können sogar einen Verantwortlichen bestimmen. Wenn es also Verstöße bei der Email-Kommunikation gibt, kann diese Person Ansprechpartner sein und erst bei dauerhaft fehlerhaftem Verhalten an sie berichten. Genauso kann er auch neue Mitarbeiter zu dem Thema schulen.

Diese Regeln und Verantwortlichkeiten können Sie für die verschiedensten Bereiche erarbeiten:

  • Pünktlichkeit

  • Kommunikation

  • Krankmeldungen

  • Duzen oder Siezen

  • Arbeitskleidung

  • Feedback

  • Meetingstruktur

  • Meetingkultur

  • Fehlermanagement

  • diverse Prozesse

  • Hygiene

  • Verpflegung

  • Geburtstage

  • Betriebsfeiern

  • Teambuilding-Aktivitäten

  • und noch vieles mehr

Das erste Meeting sollte maximal 90 betragen. Ideal sind 60 Minuten.

Sollte das erste Meeting ein Erfolg sein, können Sie diesen Erfolg natürlich auch beispielsweise bei Pizza und Bier feiern.

Ihr Teammitglieder dürfen wissen, dass Erfolge bei Ihnen auch gebührend gefeiert werden.

Natürlich können Sie für indivuelle Teamregeln auch individuelle Konsequenzen für Ihre Mitarbeiter festlegen. Das kann auch der Kuchen für die Kollegen sein, wenn das Handy im Meeting klingelt.

Weitere Regeln, wie beispielsweise die Feedbackregeln können sie dann in einem weiteren Meeting besprechen und festlegen.

Ein weiterer großer Schritt sollte das Finden von gemeinsamen Teamwerten und das Entwickeln einer gemeinsamen Teamphilosophie sein. Das gibt Ihren Mitarbeitern Orientierung und alleine der Prozess wird Sie und Ihr Team zusammenschweißen.

Egal ob Erfolg oder Misserfolg. Ihr Team kann und wird immer wieder auseinander driften.

Der Teamentwicklungsprozess ist natürlich nicht abgeschlossen. Denn er ist niemals zu Ende.

Ihr Heldenmacher

Marcus O. Appelt


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